Hinweisgeberschutzgesetz

Informationen zur internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz im Bereich der EKM
Im Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) vom Bundestag beschlossen worden. Dieses Gesetz regelt den Schutz von hinweisgebenden Personen und das Verfahren bei entsprechenden Hinweisen in den Beschäftigungsstellen. Es setzt damit eine entsprechende EU-Richtlinie um. Konkret verpflichtet das HinSchG Arbeitgeber mit mehr als 50 Beschäftigten, bei sich eine Meldestelle einzurichten, die diese Hinweise entgegennimmt.

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz und wer wird davon geschützt?
Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz sollen hinweisgebende Personen („Whistleblower“), die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße melden, zukünftig besser vor etwaigen arbeitsrechtlichen oder sonstigen Nachteilen geschützt werden. Ziel ist, Fehlverhalten und Verstöße in der jeweiligen Organisation zu erkennen und abzustellen.

Wer kann Meldungen abgeben?
Der persönliche Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ist weit gefasst und umfasst alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben. Auf die Art des Beschäftigungsverhältnisses kommt es nicht an. Sowohl Angestellte als auch Personen in einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis können Meldungen abgeben.

Welche Verstöße fallen in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes?
Der sachliche Anwendungsbereich des Gesetzes wird in § 2 HinSchG geregelt. Danach wird die hinweisgebende Person vom Schutz des Gesetzes erfasst, wenn die dort aufgeführten Verstöße gemeldet werden.
Relevant sind Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft. Darunter fallen u. a. insbesondere folgende Regelungen und Vorgaben:

• zur Bekämpfung der Geldwäsche,
• zur Produktsicherheit,
• zur Beförderung gefährlicher Güter,
• zum Umweltschutz, Strahlenschutz,
• zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit,
• zu Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten,
• des Verbraucherschutzes,
• des Datenschutzes,
• der Sicherheit in der Informationstechnik,
• des Vergaberechts,
• zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften.

Wofür ist das Hinweisgebersystem nicht gedacht?
Das Hinweisgebersystem soll nicht dazu dienen, eine interne Kultur der Fehlerkorrektur zu ersetzen. Es ist weiterhin sinnvoll, Fehler oder Versäumnisse in der jeweiligen Beschäftigungsstelle anzusprechen. Auch dient das System nicht zum allgemeinen Gedankenaustausch oder als „Kummerkasten“.

Wie sind hinweisgebende Personen geschützt?
Hinweisgebende Personen, die Grund zur Annahme hatten, dass die gemeldete Information der Wahrheit entspricht, können nicht für die Beschaffung von oder den Zugriff auf die notwendigen Informationen rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern die Beschaffung oder der Zugriff als solcher nicht eine eigenständige Straftat darstellt.
Darüber hinaus ist jede Form von Repressalie gegen diese Person verboten. Sofern die hinweisgebende Person eine Benachteiligung erlebt, so wird vermutet, dass die Benachteiligung eine Repressalie für die Meldung ist. Wenn dies der Fall ist, ist der Verursacher dazu verpflichtet, den entstandenen Schaden zu ersetzen.

Wo können hinweisgebende Personen Meldungen abgeben?
Im Wesentlichen gibt es zwei verschiedene Arten von Meldestellen: die interne und die externe Meldestelle. Die internen Meldestellen sind bei den Unternehmen selbst eingerichtet. Die externen Meldestellen werden vom Staat eingerichtet. Die hinweisgebende Person darf wählen, ob sie sich zunächst intern an das Unternehmen und/oder extern an die staatliche Meldestelle wendet. Der Vorteil an der internen Meldestelle ist, dass es sich bei der Meldestelle um fachkundige Personen handelt, die auch den Beschäftigungsgeber bzw. die Einrichtung und deren Struktur kennen. Dies trägt zu einer schnellen Aufklärung und Abhilfe bei.

Was ist die Interne Meldestelle im Bereich der EKM?
Die EKD hat eine Meldestelle geschaffen, der sich die Gliedkirchen und gliedkirchlichen Einrichtungen anschließen können. Diese Meldestelle ist angegliedert an das Kirchenamt der EKD und steht allen vom persönlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes erfassten Personen der angeschlossenen Gliedkirchen zur Abgabe von Hinweisen offen. Die Evangelische Kirche in Mitteldeutschland hat sich diesem Hinweisgebersystem angeschlossen.

Erreichbar ist die Meldestelle auf folgendem Weg:
Postanschrift:
Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz Evangelische Kirche in Deutschland (EKD)
Herrenhäuser Straße 12
30419 Hannover
Webseite: www.bkms-system.com/ekd
Telefon: 0511 – 2796 236

Auf der Webseite sind auch nähere Informationen zum weiteren Verfahren abrufbar.

Welche Körperschaften aus dem Bereich der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland haben sich ebenfalls der Meldestelle angeschlossen?
Neben der Landeskirche haben sich auch folgende Kirchenkreise, Zweckverbände und Kirchengemeinden der Meldestelle angeschlossen:

• Ev.-Luth. Kirchengemeinde Ilmenau
• Ev.-Luth. Kirchenkreis Arnstadt-Ilmenau
• Ev.-Luth. Kirchenkreis Bad Salzungen-Dermbach
• Ev.-Luth. Kirchenkreis Gera
• Ev.-Luth. Kirchenkreis Gotha
• Ev.-Luth. Kirchenkreis Hildburghausen-Eisfeld
• Evangelischer Kirchenkreis Bad Liebenwerda
• Evangelischer Kirchenkreis Eisleben-Sömmerda
• Evangelischer Kirchenkreis Erfurt
• Evangelischer Kirchenkreis Halberstadt
• Evangelischer Kirchenkreis Merseburg
• Evangelischer Kirchenkreis Mühlhausen
• Evangelischer Kirchenkreis Salzwedel
• Evangelischer Kirchenkreis Südharz
• Evangelischer Kirchenkreis Wittenberg
• Kreiskirchenamt Gera (Zweckverband zum Betrieb eines Kreiskirchenamtes)

(Stand: 1. Dezember 2023)

Was ist eine externe Meldestelle?
Eine externe Meldestelle ist eine staatliche Behörde, an welche die hinweisgebende Person mündlich oder schriftlich Informationen über Rechtsverstöße mitteilen kann.
Die staatliche Hauptmeldestelle ist beim Bundesamt für Justiz angesiedelt. Derzeit (November 2023) gibt es noch keine Informationen über ihre Erreichbarkeit.
Daneben gibt es noch spezielle externe Meldestellen. Für Verstöße bei Finanzgeschäften gibt es die von der BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen) eingerichtete Meldestelle (https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html). Zusätzlich gibt es eine externe Meldestelle beim Bundeskartellamt (https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Hinweise_auf_Verstoesse/Hinweise_node.html), an die Meldungen bei Kartellrechtsverstößen zu machen sind.

Wie können die Meldungen abgegeben werden?
Meldungen können digital oder schriftlich abgegeben werden. Weitere Informationen sind unter www.bkms-system.com/ekd verfügbar. Der hinweisgebenden Person steht es frei, ob die Meldung anonym oder unter Angabe der Kontaktdaten erfolgt. Bei einer anonymen Kontaktaufnahme erfolgt auch die weitere Kommunikation zwischen Meldestelle und hinweisgebender Person über ein für die anonyme Kommunikation eingerichtetes Postfach.

Was passiert, wenn eine Meldung eingeht?
Gemäß § 17 HinSchG ist bei Eingang einer Meldung wie folgt zu verfahren:

• Bestätigung des Eingangs der Meldung an die hinweisgebende Person spätestens nach sieben Tagen;
• Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt;
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person halten, ggf. um weitere Information ersuchen;
• Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung;
• Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen;
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung; wobei die Rückmeldung die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese enthalten soll, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden;
• Dokumentation der Hinweise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes. Diese Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, sofern es nicht zur Bearbeitung des Hinweises oder nach anderen Rechtsvorschriften erforderlich und verhältnismäßig ist, die Dokumentation noch länger zu speichern.

Weitere Fragen?
Sofern Sie weiterführende Fragen haben, wenden Sie sich gern an das Referat A1 im Landeskirchenamt der EKM.